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桂林理工大学印章刻制、管理和使用暂行规定
2010-06-05 17:22   审核人:   (点击: )

为进一步规范各种印章的刻制和管理工作,根据学校实际制定本规定。  

一、印章刻制

1.校内新增设的各级机构需刻制印章时,必须填写《桂林理工大学印章刻制、更换审批表》(见附件一),连同设立机构的文件由经办人(本校教职工)送交党委办公室、校长办公室行政科。党委办公室、校长办公室行政科按照有关文件规定,确定新印章的内容、规格、图样,经领导审核同意后,由行政科开具介绍信,方可刻制。  

2.校内各单位需要更换印章时,必须填写《桂林理工大学印章刻制、更换审批表》(见附件一),由经办人(本校教职工)送交党委办公室、校长办公室行政科审查,经领导审核同意后,由行政科开具介绍信,方可刻制。  

3.印章刻制好后,应到党委办公室、校长办公室行政科留存印模,同时交回旧印章,由行政科统一销毁。  

4.校内任何单位和部门,不能自行刻制、更换印章。  

二、印章管理

1.校级各类印章由党委办公室、校长办公室行政科科长负责保管。  

2.各单位、各部门的印章,必须由本单位、部门办公室专人管理,规范使用。印章应加锁存放,下班时间及节假日期间应转置于保险柜内。印章管理人员要认真负责,坚守岗位,确保印章安全。  

3.印章应及时清洗,勤添印油,确保印章经久耐用、用印清晰。  

4.使用印章必须按照规定办理,每次用印要进行登记。  

5.盖印时应注意位置恰当,要骑年盖月,字组端正,图形清晰。  

6.合同、协议需盖章的必须加盖骑缝章。  

7.凡属“代章”性质的用印,应在文件或材料的落款处注有“代章”二字,并用括号将“代章”二字括起。  

8.文件或材料的落款单位,必须与印章一致,否则不能用印。  

9.党委办公室、校长办公室掌管的印章主要有:学校党委、行政印章及带有学校全称的钢印、桂林理工大学合同专用章、党委办公室、校长办公室印章、法人代表签名章、法人代表章等。  

三、使用范围

1.钢印用于学校颁发的各类证件(工作证、学生证、研究生证、进修证、离退休证、毕业证、学位证、结业证、职称证书等)。  

2.学校党委和行政印章用于以学校党委、行政名义上报的文件、报表;学校党委、行政名义发布的各类文件等;校级毕业证、学位证、结业证、进修证、专业技术人员任职资格证;学生假期优待乘车凭证,成绩单、聘书、奖状、证明、涉外信件、招生录取通知书等。  

3.桂林理工大学合同专用章一般只用于校级合同或协议书。  

4.桂林理工大学党委办公室、校长办公室印章用于以学校党委办公室、校长办公室名义印发的文件、通知、证明等。  

5.法人代表签名章、法人代表章用于学校毕业证书、学位证书、聘书、学历证明、各种统计报表和以校长名义发布的各种公文等。  

四、使用程序及规定

1.各单位、各部门需要使用桂林理工大学校级印章,需填写《桂林理工大学印章使用审批表》(见附件二),经相关单位、部门负责人或校领导审核签字同意并加盖本单位、部门公章后,由经办人(本校教职工)送交党委办公室、校长办公室行政科,审查无误后,方可用印。  

2.凡本校颁发的工作证、学生证、研究生证、进修证、离退休证、招生录取通知书等的用印,需填写《桂林理工大学印章使用审批表》(见附件二),且必须经职能部门(人事处、教务处、研究生处、应用技术学院、高职学院、成教院(继续教育学院)、招生就业处等)核查准确由主管部门领导签字后,由经办人(本校教职工)送交党委办公室、校长办公室行政科,审查无误后,方可用印。  

3.毕业证、学位证、结业证、进修证等的用印,需填写《桂林理工大学印章使用审批表》(见附件二),并必须经教务处、研究生处、成人教育学院或有关主办单位负责人审核签字后,连同学生名册一并由经办人(本校教职工)送交党委办公室、校长办公室行政科,审核无误后,方可用印,学生名册留存行政科。  

4.各单位承办的各类培训班学生的结业证用印,需填写《桂林理工大学印章使用审批表》(见附件二),并必须经培训单位审查,报财务处备案签字,报请学校分管领导批准签字后,连同学生名册一并由经办人(本校教职工)送交党委办公室、校长办公室行政科,审核无误后,方可用印。  

5.学习成绩单的用印,需填写《桂林理工大学印章使用审批表》(见附件二),再由档案室、教务处或研究生处、成人教育学院审查,并在原件上加盖其印章后,由经办人(本校教职工)交党委办公室、校长办公室行政科,审核无误后,方可用印。  

6.毕业生登记表的用印,需填写《桂林理工大学印章使用审批表》(见附件二)后,由经办人(本校教职工)交党委办公室、校长办公室行政科,审核无误后,方可用印。  

7.涉外信件用印,需填写《桂林理工大学印章使用审批表》(见附件二),并经国际交流处领导审核签字后,由经办人(本校教职工)交党委办公室、校长办公室行政科,审核无误后,方可用印。  

8.各类上报文件、合同书、协议书、申报材料、统计报表、职称报表、出国申请表、公函等重要函件用印,需填写《桂林理工大学印章使用审批表》(见附件二),并须经拟文单位负责人和职能部门审查,再送主要领导或分管领导签字后,由经办人(本校教职工)交党委办公室、校长办公室行政科,审核无误后,方可用印,上述材料需留存一份给行政科。  

9.各类科研项目的申报和科研合同协议,需填写《桂林理工大学印章使用审批表》(见附件二),并由科技处负责人审查签字盖章后,由经办人(科技处工作人员)交党委办公室、校长办公室行政科,审核无误后,方能用印;购置教学仪器设备等方面的合同,需填写《桂林理工大学印章使用审批表》(见附件二),并由教务处负责人审查签字盖章后,再由经办人(本校教职工)交党委办公室、校长办公室行政科,审核无误后,方能用印;基建等方面的合同,需填写《桂林理工大学印章使用审批表》(见附件二),并由基建处负责人签字盖章,再送分管校领导批准后,由经办人(本校教职工)交党委办公室、校长办公室行政科,审核无误后,方能用印。上述合同协议行政科存档一份。  

10.法人代表章、法人代表签名章的使用,必须经法人代表同意后,方能用印。  

11.其他需学校负责人签字盖章的文件和申报书由各职能部门处(部)长或分管校领导签字盖章,如必须加盖校长私章的,则由各职能处室提出申请,报分管校领导和校长签字认可后方可使用。  

12.各类证明用印,本人应先到有关职能部门开具证明(一式两份),由职能部门填写《桂林理工大学印章使用审批表》(见附件二)后,交党委办公室、校长办公室行政科,审核无误后,方可用印。  

13.以党委办公室、校长办公室名义发出的各类文件或通知,需经党委办公室、校长办公室主任签字后,方可用印。  

14.各类介绍信用印,需由本人所在单位开具学校统一印制的带有编号的介绍信,并盖单位骑缝章,然后到党委办公室、校长办公室行政科加盖学校印章。  

15.其它特殊情况用印,需经学校党委办公室、校长办公室主任(副主任)审定签字或校领导批准签字后,方可用印。  

16.凡是盖有桂林理工大学党委、行政以及法人代表印章的材料,原则上必须留存一份在党委办公室、校长办公室行政科备案。  

五、本规定自发文之日起执行,由党委办公室、校长办公室负责解释。

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