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桂林理工大学办公自动化系统使用管理暂行办法
2017-03-29 17:07   审核人:   (点击: )

第一章  总则  

第一条为提高我校办公效率,节约运行成本,规范办公流程,提升管理水平,进一步促进我校办公自动化系统的规范使用,经研究,制定本办法。 

第二条桂林理工大学办公自动化系统是我校数字化校园的一个子系统,包括内部邮件、会议安排、公告通知、公文发布、文件阅办、请示(报告)批办等功能模块,是我校实现办公自动化的基础平台。 

第二章  系统管理  

第三条本系统运行由学校集中统一管理,党委办公室、校长办公室为主管部门,现代教育技术中心负责技术支持和系统维护,各单位、各部门负责本单位、本部门信息资料收发、日常管理及检查维护等工作。 

第四条党办、校办负责系统的日常管理和监督,指导各使用单位操作并协调解决相关的意见和建议。 

第五条现代教育技术中心负责保障系统正常运行和技术支持与维护,定期备份数据。 

第六条学校各单位、各部门分管办公室或行政工作的领导要把办公自动化系统的使用和管理纳入分管工作范围,并指定一名办公自动化系统管理员,负责本单位、本部门该系统使用和相关事宜的协调处理,支持学校系统管理员开展业务指导与管理等工作,负责查收本系统发布的各类文件、信息,并履行相关告知、文件传阅和归档等职责;负责本单位和人员信息变更处理等。 

第三章  帐户与系统安全  

第七条各单位、各部门的教师员工(统称用户)均在系统中分配唯一实名制帐户。上述人员调离工作岗位,应办理销户或转户手续。 

第八条为了不影响正常工作,新增人员的开户和调离岗位人员的销户或转户由所在单位及时提出书面申请,由系统管理员办理。因使用单位名称、公章、用户出现变更、撤销、合并等情况而需要在办公自动化系统中做相应处理的,应向学校提出书面申请,办理相关手续。 

第九条系统中用户拥有的帐户的公文处理权限由党办、校办根据该用户的党务和行政分工所赋予的岗位职责分配,并根据岗位和分工的调整作相应调整。 

第十条现代教育技术中心系统管理员应采取实时监控、定期备份、定期查杀病毒等措施,防止系统中数据的丢失和被非法使用,确保系统安全和正常使用。 

第十一条各用户应妥善保管自己的帐户资料。用户密码应经常更换,登录系统后因故离开要退出系统,以确保帐户安全。用户密码遗失或遗忘应及时通知系统管理员,并通过系统管理员封锁该用户的帐户;解封帐户需持本人书面申请及有效身份证件到现代教育技术中心办理。 

第十二条涉密公文及有关资料不得通过办公自动化系统办理,仍沿用原有处理办法并按规定范围发布,如违反规定并造成严重泄密等事故的,依据《保密法》及相关法规追究相关人员责任。 

第四章 使用人员管理  

第十三条各单位、各部门从事办公自动化系统运行、维护和管理工作的人员,必须政治可靠、责任心强,具备良好的服务意识和相应的专业技术水平,熟悉该系统的操作及相关管理规定,了解国家有关法律、法规和规章,尽职工作,确保工作质量。 

第十四条办公自动化系统中的所有使用人员要自觉遵守系统运行中相关的规章制度,按照自己的权限,认真完成本人在系统中所承担的工作;必须对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责,不得将涉密信息、带毒文档录入该系统。 

第十五条按规定应使用本系统的人员,如因出差、请假等特殊原因离开而无法及时登录办公自动化系统处理文件时,须事先通过工作授权功能委托相关人员代为办理,代理人应履行委托人的一切义务。 

第十六条不得在本系统上发布与工作无关的公告或讨论,一切言论应遵守国家相关法律法规,同时尊重他人权益及隐私,严禁在讨论区发布私人信息。 

第十七条各用户必须每天上班后及下班前及时登录系统,办理相关业务,以免影响和耽误工作。 

第五章 电子公文的使用管理  

第十八条电子公文是指有别于纸质公文的以计算机电子文档为载体,以计算机网络及其他数据通信介质为传递渠道的新的公文及公文处理形式。 

第十九条实施电子化办公后,除涉密公文外,校党政发文办理使用办公自动化系统完成。 

第二十条桂林理工大学电子公文的文种、格式、行文规则须遵守现行的《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》和我校相关公文处理办法等文件精神。 

第二十一条公文办理每一环节的办理人可以使用系统提供的功能完成各自应该处理的工作,办理人处理完自己应处理的事务后,应将工作单发送给流程规定的下一环节处理人员。如下一环节有多人可供选择,则根据公文的内容和学校的有关规定选择正确的发送对象发送,如发送错误,应在接受方未办理前及时收回。接受方收到通知信息后,应及时办理。 

第二十二条为保证公文处理的时效性,各单位、各部门有关人员应经常进入系统查看有无需要自己处理的事宜。不能以未获取办公信息的任何理由延误工作。 

第二十三条学校电子公文归档实行纸质载体和电子文档双套制,电子文档和纸质文档互为镜像。 

第二十四条各单位、各部门在办公自动化系统上运行的电子公文,办结后统一由本单位、本部门办公自动化系统管理员完成归档工作。 

第二十五条其他与办公自动化系统有关的电子文档按学校档案管理规定归档。 

第二十六条办公自动化系统产生的电子文件,要定期输出纸质文档进行归档。 

第二十七条办公自动化系统中的电子公文与原纸质公文具有同等效力。 

第二十八条对外发文和学校用于存档的纸质公文由党办、校办统一印制、用印。 

第二十九条各单位、各部门可以从办公自动化系统中复制公开发布的公文为纸质形式,被复制的电子公文具有同等效力。 

第三十条系统中其他模块的使用和管理,参考以上规定执行。 

第六章  应急处理  

第三十一条当办公自动化系统出现故障,应及时通知党办、校办或现代教育技术中心,查明原因,排除故障。 

第三十二条办公自动化系统出现故障无法及时排除时,各使用单位可暂时按照原方式(有纸化办公)进行操作,保障正常办公。待恢复正常后,需在系统中补发该文件。 

第七章  附则  

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