一、总体要求
（一）用纸
采用60g/m2—80g/m2胶版印刷纸或复印纸，纸张白度80%—90%。
（二）开本
采用国际标准A4型纸，成品幅面尺寸为210 mm×297 mm。
（三）版心
版心尺寸为156 mm×225 mm。每页22行，每行28个字，并撑满版心，行间距为29.3磅固定值，特定情况可以作适当调整。版面上空37 mm，下空23 mm，左空28 mm，右空23 mm。
（四）页码
用四号半角宋体阿拉伯数字编排在版心下边缘之下，数字左右各放一条“特殊字符”中的长划线“—”，长划线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。
（五）标点
采用规范全角标点，注意符合中文排版规范，具体可参照《标点符号用法（2011新版）》（GBT 15834—2011）。
（六）装订
左侧装订，采用骑马订，无法用骑马订时采用平订。
（七）阿拉伯数字
全文阿拉伯数字均设为Times New Roman。
二、版头
（一）份号
密级文件应标注份号（编号），用6位三号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
（二）密级和保密期限
用三号黑体字顶格编排在版心左上角第二行，两字之间空一字；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
（三）紧急程度
用三号黑体字顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（四）发文机关标志
发文机关标志用方正小标宋体字居中排布，上边缘至版心上边缘35mm，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
（五）发文字号
用三号仿宋体字（仿宋_GB2312，下同）编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
（六）签发人
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用三号楷体字（楷体_GB2312，下同）。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
（七）版头中的分隔线
发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线，线长156 mm。
三、主体部分
（一）标题
用二号方正小标宋体字（方正小标宋-GBK）编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布，行距为32磅固定值。多行标题排列应当使用梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形，每行做到词意完整，分行不破词。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号。副标题用三号楷体字。副标题中的人名，两个字的中间空2个字，三个字的中间各空1个字。“（送审稿）”“（代拟稿）”字间各空半个字。日期用三号楷体字。
（二）主送机关
用三号仿宋体字编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。
（三）正文
用三号仿宋体字编排于主送机关名称下一行，段首前空二字，段尾单字不成行。文中结构层次序数原则上用“一、”“（一）”“1．”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
（四）附件说明
如有附件，用三号仿宋体字在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，附件名称后不加标点符号（如“附件：1．×××××”）。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（五）发文机关署名、成文日期和印章
1．加盖印章的公文
成文日期右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，将各发文机关署名按照发文机关顺序从左到右整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
2．不加盖印章的公文
单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字。如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排，等距撑开，长度相同。
3．特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或成文日期时，可以采取适当调整行距、字距的措施解决。
（六）附注
用三号仿宋体字居左空二字用圆括号括起编排在成文日期下空一行。如果表述中重复出现括号时，用六角括号套圆括号。
（七）附件
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，不加标点符号。附件标题和顺序号应当与附件说明的表述一致。附件标题居中与“附件”二字和附件正文之间各空一行。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订时，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
四、版记
抄送机关用四号仿宋体字，在印发机关和印发日期上一行，左右各空一字编排；与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
印发机关和印发日期用四号仿宋体字，印发机关居左空一字，印发日期居右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。版记中的分隔线与版心等宽，行高固定值1.1㎝。
版记位于文件末页版心的最后一行，应标注在双数页面上。如果版记页和前面的一页都没有正文，则版记页和前面的一页均不编排页码。
五、公文中的横排表格
A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
六、相关操作步骤
（一）阿拉伯数字设置
全文全选——格式中选择“字体”——“西文字体”设为Times New Roman——确定。
（二）页码设置
视图中点击“页眉和页脚”——对话框中先点击“在页眉和页脚间切换”，再点击“插入页码”——数字设为四号半角宋体字——插入中点击“符号”，在数字左右插入“特殊字符”中的长划线——数字左右距长划线各空一字，字符间距紧缩0.4磅——文件中点击“页面设置”，“版式”中选择“奇偶页不同”，将“页脚”设为2.4㎝，确定——奇数页选择右对齐，右空一字；偶数页重复“文件中点击‘页面设置’”前的步骤，左空一字。
（三）版记设置
1．无抄送机关。表格中点击“插入”，选择“表格”——列数和行数设为1列1行，确定——将印发机关和印发日期设为四号仿宋体字——表格中点击“表格属性”，“边框和底纹”中先点击“无”，再点击上框线、下框线，确定——“对齐方式”中点击“居中”；“行”中将指定高度设为1.1㎝，“列”中将指定宽度设为15.9cm，确定——调整印发机关和印发日期，左右各空一字。
2．有抄送机关。表格中点击“插入”，选择“表格”——列数和行数设为1列2行，确定——将抄送机关、印发机关和印发日期设为四号仿宋体字——表格中点击“表格属性”，“边框和底纹”中先点击“无”，再点击上框线、下框线；“宽度”中选择1/4磅，点击中框线，确定，再确定——右击表格左上角的对话框，选择“表格属性”，“对齐方式”点击“居中”，“列”中将指定宽度设为15.9cm，确定——在第2行中右击鼠标，选择“表格属性”，“行”中将指定高度设为1.1cm，确定——调整抄送机关、印发机关和印发日期，左右各空一字。
