桂理工〔2021〕17号

第一条  为加强学校实物档案的管理，更有效地保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的有关规定，结合学校实际，制订本办法。

第二条  实物档案是学校档案的重要组成部分，真实、生动地记载和反映了学校各项实践活动，直接反映了学校的发展和各方面工作取得的业绩。收集保存实物档案，具有重大的保存和利用价值，具有良好的社会教育功能，按照国家有关规定，必须实行集中统一管理。

第三条  由学校档案管理部门负责实物档案的收集和统一管理。学校各归档单位负责实物档案的移交与归档。

第四条  实物档案的归档范围和保管期限。

（一）奖品实物档案（SW11）

本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的自治区级以上（含区级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。

（二）纪念品（礼品）实物档案（SW12）

本校在国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念品、题词、字画、牌匾、礼品等。

（三）印信实物档案（SW13）

机构变更或撤消、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。

（四）其它有重要保存价值的实物（SW14）。

实物档案一般比较珍贵，应永久保存。

第五条  实物档案的归档原则及要求。

（一）凡是本校在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。

（二）任何单位或个人不得将应归档的实物据为己有或转送他人。

（三）凡归档的实物必须要有相应的文字说明，材料完整齐全。收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时进行说明；奖品奖状等实物归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位；字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。

（四）应归档的实物一般自形成后的次年4月底前向校办综合档案室移交，奖印章、字画、礼品可随时移交。

第六条  实物档案的保管。

（一）归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件），归档实物可按物品种类分类。

（二）实物档案档号按“年度号+实物档案分类号+保管单位号”依次编号，并以自上而下，从左到右的排架方式摆放。

（三）在不影响实物品相的合适位置粘贴标签，填写档号。

（四）归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。

（五）实物档案进行专库保管，库房要做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染和防盗等工作，注意避免实物档案褪色，确保实物档案完好无损。

第七条  实物档案的利用。

（一）实物档案原则上只针对本单位利用，外单位借阅须开具介绍信并说明理由，经由校办分管档案工作负责人签字后方可借阅。

（二）实物档案借阅必须严格办理登记手续，借阅档案，必须按期归还。

（三）因举办展览等确实需要使用实物档案原件，须办理借用审批手续。

（四）珍贵的或不易搬动的实物档案，提供实物档案照片使用。

第八条 本办法由学校档案管理部门负责解释。