桂理工办﹝2019﹞2号

为了加强档案管理，确保学校档案安全完整，充分发挥档案资料的作用，使档案查（借）阅工作规范化、制度化，结合学校实际，特制定本规定。

第一条 凡持有合法证明的单位或持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围，并履行相关审批登记手续后，均可利用学校开放范围内的档案。

第二条 查（借）阅档案，须办理查（借）阅手续，填写查（借）阅者的姓名、单位、查（借）阅档案的目的和内容等。

第三条 校属各单位、各部门查阅本单位（部门）档案，可持本人工作证直接到学校档案管理部门办理查阅手续。其中查阅本单位（部门）归档的限制使用的档案，须填写《档案查阅审批表》，经本单位负责人批准，方可查阅。

第四条 校属各单位（部门）原则上只能在档案室查阅本单位（部门）相关档案。跨单位查阅重要档案材料，需凭工作证和《档案查阅审批表》，经查阅单位负责人、原档案材料形成单位负责人同意，并经学校档案管理部门分管领导审批后，方可办理查阅手续。

第五条 查阅财会档案，须经财务处负责人同意并安排人员陪同。查阅基建档案，须经基建后勤处负责人同意，并安排人员经手办理。

第六条 学校纪检、监察、审计、组织、人事等部门因特殊任务需要查档的，须凭工作证件和《档案查阅审批表》，经查阅单位负责人和学校档案管理部门分管领导批准，方可查阅。

第七条 查阅学校党委全委会、党委常委会、校长办公会会议记录、纪要，须凭工作证件和《档案查阅审批表》，经查阅单位主要负责人、党委办公室（校长办公室）主要负责人同意，并报原档案材料形成单位分管校领导批准后，方可查阅。

第八条 查阅涉密档案的，必须在查（借）阅事由中注明，并经学校分管档案工作校领导和分管保密工作校领导审批后方可查阅；查阅涉密档案人员，必须是学校在册正式职工，且为中共正式党员。

第九条 校内人员原则上只能在档案室查阅本人相关档案，委托他人办理的，需出具委托书；个人查阅科研保密档案，须经科技处负责人批准；查阅他人限制利用的科研档案，须经课题项目负责人或本人同意。

第十条 校外单位或个人查阅学校开放档案，须持本人身份证件或单位介绍信，委托他人办理的，受托人须持有效委托证明，方可查阅。

第十一条 学校档案原则上不外借。因特殊情况需要外借的，须持本人工作证件及借阅单位主要负责人、原档案材料形成单位主要负责人签字的《档案借阅审批表》，经学校档案管理部门分管领导批准后方可借出；对因特殊工作需要借出限制使用档案的，还须经档案工作分管校领导批准。借期一般不超过7天。

第十二条  查阅档案一律在档案室进行。档案利用者应自觉遵守保密制度，不得翻阅其它与所查内容无关的档案，摘抄、复制、拍照档案，须经工作人员确认并同意。未经学校档案管理部门同意，不得转借、擅自公布档案内容。

第十三条 档案利用者对所查借阅的档案要妥善保管。阅读案卷时严禁拆卷、抽页、涂改、圈划、污损、加点、批注等，保证档案的安全、完整、洁净。如发生上述情况，将依据有关法律、法规和相关规定严肃处理。

第十四条 严格执行档案查借阅审批、登记、催还制度。查借阅档案须填写档案查借阅登记簿，并指定专人负责查借阅登记簿、审批单的管理，定期核查档案查借阅记录，发现未归还的，要及时催还，并做好记录。归还档案时，需经档案管理部门工作人员对案卷的数量和卷内文件仔细检查、核对，无误后办理归还手续。如发现有转借、损坏、丢失等现象，将依据有关法律、法规和相关规定严肃处理。

第十五条  本细则自印发之日起实施，由校长办公室负责解释。