一、照片档案归档要求

1. 照片档案包括纸质照片档案和数码照片档案。

2. 对属于归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案管理机构移交，任何单位或个人不得据为己有。

3. 归档时，对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定，尤其是数码照片应进行真实、完整、可用和安全方面的鉴定、检测。

4. 对反映同一内容的若干张照片，应选择其中具有代表性和典型性的3-5张照片进行归档，所选照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的照片一般只归档1张。归档的照片应有相应的文字说明，内容包括题名、照片号、时间、摄影者、人物等。

5. 归档的纸质照片应保存底片或数码图像，且底片或数码图像与纸质照片影像一致。归档的数码照片应是用扫描仪扫描或采用数字成像设备拍摄获得的原 始图像文件，不能对数码照片的内容和EXIF信息进行修改和处理。归档的数码照片应为JPEG或TIFF格式，推荐采用JPEG格式。

6. 归档的数码照片应进行初步的整理，要求如下：

（1）将具有密切联系的若干张照片作为一个照片组，如一次会议，一场活动所形成的照片。不同的照片组单独存储在不同的文件夹里，并对文件夹命名，命名方式为“年月日 题名”，如：“20190304 第九届教师代表大会”，其中“年月日”用8位阿拉伯数字标明完整的日期，“题名”为简要揭示该组照片的内容。

（2）对照片进行初步的挑选，

对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的；所选照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明、影像清晰、画面完整、不加修饰剪裁；同一场景的照片一般只选一张。

（3）填写文字说明。应对照片组及其组内的每一张照片添加文字说明，内容应包括照片组文字说明、张号、单张照片说明、、摄影者、时间、人物、地点。格式及要求如下表1：  

表1.归档照片文字说明

照片组文字说明：应简要揭示该项活动的时间、地点、人物、事件及相关背景等信息，如：“xxxx年xx月xx日上午，中国工程院院士xxx一行到我校考察访问。校领导xxx、xxx、xxx、xxx、xxx等陪同活动，并与xxx院士进行友好座谈，学校部分职能部门及部分学科负责人出席座谈会。会上，校长xxx与xxx院士签订了合作意向书。”

张号：为组内单张照片的编号，可以按照片拍摄时间的先后顺序依次从“0001”开始编号。也可以不另外编号，直接采用摄像设备自动产生的编号，如某张照片的编号为“IMG_9659”，则张号可为“9659”，注意同一组照片的张号必须是唯一的，不能重复。

单张照片说明：为组内的单张照片添加说明文字，需揭示该张照片反映的内容，如：“副院长xxx陪同xxx院士实地查看了建设中的xx楼”。

摄影者：即该张照片的拍摄者。

时间：该张照片拍摄的日期，具体到年月日，命名方式为8位阿拉伯数字。

人物：照片所涉的主要人物，应标示人物的工作单位、职务、姓名及在照片中的位置等信息。

地点：该张照片的拍摄地点。

（4）对于重要合影的照片，前排从左到右需注明人物姓名职务。

以上程序完成后，将数码照片刻成光盘（最好用档案级光盘刻录）移交学校档案管理部门保存。

二、录音录像档案归档要求

1. 归档的录音录像材料必须是原版、原件，原件因特殊原因不能移交的，应经部门负责人同意后移交复印件。

2. 归档的录音录像材料其声音、图像必须完整、清晰。

3. 归档的音频电子文件必须以MP3或WAV为通用格式，归档的视频电子文件必须以MPEG或AVI为通用格式，如不是通用格式应转换为通用格式。

4. 归档的录音录像材料刻成光盘时最好用档案级光盘刻录，以便于延长其使用寿命。

5. 归档的录音录像材料应进行初步的整理，要求如下：

（1）归档的录音录像材料为数字形式的，应建立两个文件夹，分别存储录音文件和录像文件，并分别命名为“录音文件”和“录像文件”。在相应的文件夹内再按一个事件、一次活动或某个主题建立文件夹，用于存储该事件、该次活动产生的录音文件、录像文件，或与某个主题相关的录音、录像文件。文件夹的命名方式为“年月日+题名”，“年月日”为录音、录像文件的摄录时间，用8位阿拉伯数字表示，“题名”为简要揭示该卷录音、录像的内容。

（2）归档的录音录像材料应有相关的文字说明。包括文字说明、件号、件题名、责任者、摄录者、人物、摄录时间、地点、格式、时间长度，如下表2。

表2.归档录音录像材料文字说明

文字说明：简要揭示该卷录音、录像文件所反映的活动或事项的时间、地点、人物、事件及相关背景等信息，为人们利用该卷档案提供信息。

件号：卷内文件的编号，从“1”开始顺序编号。

件题名：简要揭示该件录音或录像档案的主要内容。

责任者：对录音、录像档案的内容负有责任的机构和个人名称。

摄录者：录音、录像档案的摄录者。

人物：录音录像档案所涉及的主要人物，应标示人物的工作单位、职务、姓名等信息。

摄录时间：录音、录像档案的摄录时间，为8位阿拉伯数字。

地点：录音、录像档案的摄录地点。

格式：录音、录像档案的格式，如“.mp3”。

时间长度：录音、录像类档案持续时间的数量，以小时、分、秒为计量单位，如“01:06:18”。

三、归档时间

对具有归档价值的声像材料，兼职档案员或摄影人员按要求进行收集、整理，于次年4月底前移交学校档案管理部门。