第一章 总则

第一条为促进学校校级公文发文、收文工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量和公文处理水平，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《桂林理工大学党政公文处理办法》（桂理工党办〔2012〕3号）精神，结合学校实际，特制定本细则。

第二条本细则中发文办理是指以学校名义制发公文的过程，包括公文草拟、审核、签发、校核、缮印、用印、登记、分发（或上网发布）等程序。收文办理是指对收到校级公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、分送、批办、承办、催办、立卷、归档等程序。

第二章 发文原则

第三条发文应坚持必要、规范、准确、精简、效用、及时的原则。

第四条学校发文应从严控制。凡可通过会议、网络、电话等途径告知，或无实质性内容的，一般不发文。

第三章 公文种类

第五条学校公文种类包括：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销各单位不适当的决定事项。

（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知。适用于发布规章，任免和聘用干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。

（五）通报。适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

（六）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（七）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（八）批复。适用于答复下级单位请示事项。

（九）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。

（十）纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第四章 发文流程

第六条公文的草拟

（一）拟制各类校级公文，由承办部门负责起草，党办校办秘书科负责核稿。

（二）草拟公文要符合国家的法律、法规及其他有关规定。如拟制规范性文件、处分文件等须有据可查，或经校长办公会（涉及职工重大利益的还需经教职工代表大会）等讨论通过后，再按发文程序进行办理。

（三）公文文稿要求观点显明、主题突出、结构严谨、条理清楚、直述不曲、言简意赅、字词规范、标点正确，符合行文格式和行文规定，文种应根据行文目的和与主送机关的行文关系确定。行文关系要根据隶属关系和职权范围确定，报送上级有关单位职权范围内的文件，不得同时报送主送单位以外的别的单位，严禁越级行文、越位行文。

报送解决问题的“请示”，应一文一事，并列明需上级批复的问题、联系人及联系电话。“报告”中不得夹带“请示”事项。需请求上级机关批复的事项，一般应给上级机关留出一定的研究、决策时间。

（四）公文草拟完毕后，需仔细审核，并按公文排版要求打印整齐，由拟稿人填写《桂林理工大学公文签发单》（附件3）、承办部门负责人签字后（属上报文的必须由单位、部门正职领导签字）送党办校办秘书科，同时将草拟稿电子版发送至党办校办秘书科邮箱。

（五）承办部门应至少提前3个工作日将文稿送达党办校办处理。

第七条 公文的审核

（一）公文送党办校办后，由党办校办秘书科核稿。对不符合要求的公文，承办部门需按要求进行修改。

（二）凡涉及多个部门工作的公文，主办部门须找相关部门负责人审核会签，再送党办校办进行核稿。

（三）党办校办秘书科核稿后送党办校办负责人复核。

第八条 公文的签发

（一）党办校办根据发文范围和校领导工作分工权限呈送相关校领导审阅签发。凡涉及学校全局性的重要事务或向上级请示、报告工作等，一般需经分管校领导审签后由学校主要领导签发，也可直接由学校主要领导签发；涉及学校日常业务工作的，由分管校领导签发。

（二）有关会议的记录和纪要，党委会、校长办公会、党政联席会由党办校办负责记录并编制纪要；其他重大专题会由提请事项的相关职能部门指定专人记录并起草纪要，送党办校办审核、制发。

第九条 公文的校核

（一）公文经校领导签发后，由党办校办确定发文字号并印制清样，通知承办部门拟稿人进行校对。校对重点是：签发手续是否完备，内容是否准确，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

（二）承办部门在接到校对通知后，应及时安排相关人员现场校对，校对无误后在公文签发单校对栏签字确认。

（三）制发的公文，制发单位负责人是第一责任人，拟稿人是直接责任人。

第十条 公文的印发

（一）除涉密文件和一些不适宜公开发布的文件外，学校各类校级公文一律通过办公自动化系统网络发布，网络传输版与正式印发的纸质文件具有同等效力。

（二）各类对外请示、报告、函等公文由党办校办秘书科印制，承办部门负责送达。

第十一条 公文的更改

（一）为维护公文的权威性，公文一经签发，任何人不得随意更改。

（二）公文经签发后，确因工作需要或发现错误需修改的，由承办部门填写《桂林理工大学公文修改申请表》（附件4）送党办校办秘书科，经党办校办负责人批准后办理更改手续，涉及重要事项的，须经签发校领导同意。如有印发纸质文件的，承办部门须一并交回错误公文。

第五章 发文字号及适用范围

第十二条 发文字号的要素及格式要求

发文字号由三个要素即发文机关代字、年份和序号依次编排组成。发文字号在发文机关标识下空2行的第3行，用三号方正仿宋-GBK字体，居中排布或置于左下方（前空一格）；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

第十三条 学校各类校级公文有中共桂林理工大学委员会文件、桂林理工大学文件、中共桂林理工大学委员会办公室文件、桂林理工大学校长办公室文件、中国共产党桂林理工大学纪律检查委员会文件、中国教育工会桂林理工大学委员会文件、中国共产主义青年团桂林理工大学委员会文件。

第十四条 为便于规范管理，将校级公文发文字号统一规定如下：

（一）以学校党委名义发文。发文字号为桂理工党、桂理工党组、桂理工党宣、桂理工党学，用于传达贯彻上级党组织的方针、政策，转发上级机关的文件，党委向上级机关请示和报告工作，党委的重要工作部署、通报和答复工作，党委批转职能部门、单位的报告和请示等。

（二）以学校行政名义发文。发文字号为桂理工、桂理工人、桂理工教、桂理工学、桂理工研、桂理工科、桂理工财、桂理工审，用于转发上级机关和有关单位的文件，学校向上级机关报告、请示工作，发布学校有关行政事务的重要决定、重要工作部署，批转职能部门和单位的报告、请示等。

（三）以学校党委办公室名义发文。发文字号为桂理工党办，用于根据授权，传达学校党委的指示，答复基层党委的请示，转发上级机关和学校党委各部门的公文，批转下属部门的报告、请示，向上级机关报告、请示工作。

（四）以学校校长办公室名义发文。发文字号为桂理工办，用于对校内各单位、各部门发文，主要用于传达校行政领导议定的工作意见，宣布、安排、布置常规的综合性行政事务工作；在学校行政授权范围内，也可以学校名义对外行文。

（五）以学校纪委、工会、党校、团委名义发文。发文字号分别为桂理工纪、桂理工工、桂理工党校、桂理工团，用于传达学校纪委监察工作事项，学校工会、党校各项工作，传达上级团组织和学校党委重要决策部署、学校团委各项工作安排部署、表彰决定等。

（六）函件。发文字号为桂理工函，用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。

（七）会议纪要。党委会议发文字号为桂理工党纪要，校长办公会议发文字号为桂理工纪要，用于记载、传达学校党委会议或校长办公会议情况和议定事项。

第六章 校级公文的收阅处理

第十五条专人负责。各单位、各部门要指定专人（一般为各单位、部门办公室主任或承担办公室业务科室负责人）负责学校办公自动化系统公文（含公告通知）、纸质公文的收阅，确保公文传输及时、安全、有效运行。

第十六条 及时收阅。各单位、各部门应至少在每个工作日的8:30、10:00、15:00、17:00各登陆一次学校办公自动化系统，及时收阅、打印有关电子公文（含校级公告通知），或在通知规定时间内到指定地点领取纸质公文，并填写《桂林理工大学校级公文收办单》（附件6），及时传送给本单位、部门负责人阅处阅知。

第十七条 规范办理。对于需要办理的文件，各单位、各部门负责人应在《桂林理工大学校级公文收办单》上签署明确的处理意见和姓名、日期；对于需要阅知的文件，各单位、各部门负责人应在《桂林理工大学校级公文收办单》上签署姓名、日期。

第十八条 及时归档。各单位、各部门要对已经办结的校级公文连同其《桂林理工大学校级公文收办单》一并进行分类管理和归档，建立本单位、部门公文台账，加强公文的管理、保密及归档等工作。

第七章 附则

第十九条 本办法自发文之日起执行，由党办、校办负责解释。